20 Nov 2025 - Approfondimenti

Perché è fondamentale conservare le prove d’uso del marchio nel tempo

Nel sistema internazionale della proprietà industriale, il diritto esclusivo sul marchio non si esaurisce con la sua registrazione. In quasi tutti gli ordinamenti, infatti, la tutela effettiva del marchio è subordinata al suo uso reale e continuativo nel commercio per i prodotti e servizi rivendicati. Ciò significa che, trascorso un determinato periodo (generalmente da tre a cinque anni a seconda della normativa nazionale o regionale), il titolare deve essere in grado di dimostrare che il marchio è stato effettivamente utilizzato.

Il requisito dell’uso e i rischi in caso di inattività

Se un marchio non viene utilizzato in modo genuino entro i termini stabiliti, o se il suo titolare non è in grado di fornire prove concrete di tale uso, può subire conseguenze rilevanti. In particolare, il marchio può essere:

• soggetto a decadenza, su istanza di un terzo che dimostri la mancata utilizzazione per un periodo ininterrotto;
• indebolito nella difesa, poiché in un’opposizione o in una causa di contraffazione l’Ufficio o il Tribunale può chiedere di provare l’uso effettivo del marchio anteriore, pena l’impossibilità di farlo valere.

In sostanza, un marchio non utilizzato – o di cui non si riesce a dimostrare un uso sufficiente – rischia di diventare inutilizzabile sia in attacco che in difesa, perdendo il suo valore strategico e commerciale.

Perché è importante archiviare le prove d’uso nel tempo

Raccogliere e conservare le prove d’uso non deve avvenire solo in prossimità di una contestazione o di una verifica d’Ufficio, ma rappresenta un’attività di gestione ordinaria e preventiva del portafoglio marchi. È consigliabile archiviare annualmente la documentazione che attesta l’uso del marchio per ciascun Paese in cui è registrato, associandola ai singoli prodotti o servizi.

Questa attività consente di:

• avere sempre a disposizione prove datate, autentiche e ordinate;
• evitare difficoltà nel reperire documenti dopo molti anni, quando i materiali promozionali o i dati di vendita potrebbero non essere più disponibili;
• dimostrare l’uso per il maggior numero possibile di prodotti o servizi, evitando limitazioni nella portata della tutela.

Quali sono le prove d’uso più efficaci

Le prove d’uso devono mostrare come, dove e quando il marchio è stato effettivamente impiegato nel commercio per identificare prodotti o servizi. Tra i documenti più utili vi sono:

• fatture di vendita o documenti contabili che riportino il marchio e i prodotti corrispondenti;
• cataloghi, brochure o listini prezzi diffusi ai clienti o ai distributori;
• fotografie di prodotti, etichette, confezioni o punti vendita recanti il marchio;
• pubblicità, articoli di stampa, campagne digitali o screenshot di siti web che mostrino l’uso del segno;
• dati di traffico web o social media, a condizione che indichino chiaramente l’associazione con i prodotti o servizi del marchio.

Le prove devono riferirsi a un periodo specifico, che di norma copre gli ultimi tre o cinque anni precedenti alla richiesta di prova, e devono dimostrare un uso effettivo e non simbolico, cioè volto a mantenere il diritto, ma reale e coerente con la normale attività commerciale del titolare.

Una buona prassi di gestione strategica

Gestire le prove d’uso in modo sistematico significa proteggere nel tempo il valore del marchio e preservarne la forza giuridica. Le imprese dovrebbero adottare una procedura interna di archiviazione annuale, suddividendo le prove per anno, Paese e prodotto, così da poterle fornire rapidamente in caso di richiesta da parte di un Ufficio o di un Tribunale.

Un marchio registrato è un bene immateriale di grande valore, ma solo un marchio effettivamente utilizzato e ben documentato può essere davvero difeso. Pianificare e archiviare oggi le prove d’uso significa garantire la solidità della protezione domani.